山东中医药高等专科学校

优质校建设佐证材料及建档工作标准要求

山东省优质高等职业院校建设佐证材料是学校优质校建设成果的重要支撑，也是优质校建设过程工作状态的真实记录和管理水平的直接体现。各部门应在深刻理解指标内涵的基础上规范地做好材料的归类、整理、保管工作。为保证材料及建档工作的顺利进行，按时高质量完成各项工作任务，现结合我校实际制定以下标准要求。

一、存档材料整理依据

各部门以山东省优质高等职业院校建设方案和任务书为依据，建立三级目录体系，进行优质校建设佐证材料的分类整理。

二、存档材料准备的基本原则

佐证材料准备的基本原则是：客观、真实、规范、有序。材料的收集、整理、补充及完善是一个逐渐推进、循环往复的过程，须逐步完善。材料的收集、补充、整理和撰写要坚持以下五点：

（一）真实性

各项材料要真实、可信，有据可查；要详实、精练，突出特点、优势和成绩；需要原件的，要提供原件。如需补记或加工的，必须注明原件日期、补记日期。

（二）针对性

材料准备要依据优质校建设任务书，紧扣各项任务的内涵，要切实体现学校改革创新与特色发展的主题，有说服力。

（三）规范性

材料的收集、整理、撰写、归档要规范统一。数据统计要符合优质校建设方案及任务书的要求，数据统计实行归口管理，保证数据的唯一性；材料目录设置、文档格式、立卷归档及材料的保管、移交要按照学校统一规定进行。

（四）层次性

整理各项材料总体思路要清晰，要突出主线，明确重点，条理明晰，有层次，有条理。

（五）有序性

所有材料要分类准确，编目清楚，排列有序，整齐美观，调用方便，查找无误。

三、佐证材料的收集

（一）统计口径

在统计材料、数据时，必须按优质校建设标准和任务分解表的要求做，要求提供三年度的，要按2019年度、2020年度、2021年度统计。文字综述、简要说明材料也尽可能按年度分述，以便使验收专家能看出我校改革、发展状况和所开展工作的痕迹。所有材料要求分类准确，编目清楚，整齐美观，保证验收时专家调用材料的方便、快捷。

（二）内容要求

1.各部门要高度重视专项成果性材料的整理，此类材料为重点备查材料，原则上要求学校层面每个项目及专业群在中期检查、最终验收时，应分别凝练2个、4-5个典型案例。总结性材料应能全面、准确地反映学校的办学特色与优势，要进行充分提炼，确保能够充分反映验收指标要求。

2.所有具体的工作材料（检查、活动等），要按照工作流程各个环节准备资料，包括：（1）通知（计划、安排、活动方案等）；（2）过程性资料（检查、评分等原始性资料）；（3）总结（分数汇总、文字性总结资料等）；（4）部门领导意见，系部签章等。

（三）材料种类

材料按形式分为以下5种：

1.文字材料：文件、规划、方案、纪要、制度、工作计划和总结、记录、综述等。

2.统计材料：统计表格、报表和名册等。

3.声像材料：照片、录像带、声像光盘等。

4.证书材料：荣誉证书、获奖证书、锦旗、奖杯、奖牌、成果鉴定证书等。

5.实物材料：获奖作品、科技作品、著作、教材、高级别论文期刊等。

四、佐证材料的统一格式

(一)文档格式

除了已有固定格式要求的文档，其它文档按以下要求成文：

1.采用Word格式，A4型纸竖向打印(表格等须横向打印的材料除外)。双面打印（印刷），左侧装订。汇编材料首页为封面，次页为目录。

2.页面设置为上下左右均为2.5厘米，页眉样式为示例给定，页脚页码编号采用Times New Roma 小四，居中放置。

3.标题及副标题均为3号黑体，（若副标题字太多可适当缩小字体）；标题可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，行距为1.5倍行距，段前段后行距为0。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

4.正文在标题下空一行，正文用小4号仿宋_GB2312体字，1.5倍行距，段前段后行距为0。每自然段首行缩进2字符，回行顶格。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”，第五层为“①”。正文中如有多级标题，前三级标题（加粗）独立成行，不加标点；后两级标题不独立成行，其中第四级标题（加粗）后加全角冒号再接正文，第五级标题（不加粗）后直接正文。

5.正文中插入的结构图和照片的格式：居中，图下方配有图注，图注格式为：编号（空两字符）+标题，仿宋，小四号，加粗，1.5倍行距，段前段后行距为0；编号按“图1、图2、图3……”顺序编号。

6.正文中表格的格式：居中，表格上方配有标题，表格标题格式为：编号（空两字符）+标题，宋体，五号，加粗，居中，1.5倍行距，段前段后行距为0；表格正文格式：宋体，五号，单倍行距，段前段后行距为0，横向竖向标题栏均需加粗。

7.附件：文件资料如有附件，在正文下一行左空2字符用小4号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字（如“附件1：×××××”）；附件名称后不加标点符号。

8.落款：凡不需加盖公章的材料应在正文右下方落款处署成文单位全称，在下一行相应处标识成文日期(例如2020年1月9日)。

(二)统计材料

各类统计材料（如预算表、名册等）应按照优质校建设方案和任务书设计的表格样式来做。其他表格由各部门组织样表设计。

（三）声像、证书、实物材料

1.一般照片保留电子存档即可，典型照片等声像材料装袋后分类保存，并标明内容与数量。

2.各类证书由收集单位准备好证书复印件；获奖作品、科技作品等实物材料须拍制照片，著作、教材需复印封面和版权页，论文需复印封面、目录、正文和版权页，锦旗、奖杯、奖牌一般需提供原件和照片。

3.所有声像、证书、实物材料要列出清单。

（四）注意事项

1.材料要做到四有：有日期、有落款、有签字、有公章（必要时）。

2.所有佐证材料需同时提供打印版和电子版各一份。

五、佐证材料的归档

（一）组档

所有佐证材料要按照各自编制的三级目录体系及编号入盒，盒内附材料目录。

（二）排序

佐证材料排序，按材料的重要性和其对观测点的佐证程度从大到小排列。由于多数材料还要进行后续补充完善，对放入档案盒的材料暂不进行整册装订，但要用燕尾夹夹好，以防缺失。

六、佐证材料的保管

（一）注意事项

1.佐证材料应使用大小统一的塑料档案盒装盒后按序摆放在资料柜里，并指定专人管理，做好防火、防盗、防潮。

2.佐证材料借阅必须办理登记手续，并限期归还，归还时由管理人员当面清点清楚，并在借阅登记本上进行注销，放回原来的位置，严防丢失。

（二）保密工作

1.所有与优质校建设相关的资料，任何人不得随意丢弃、销毁。对暂时无法归档的资料，可放在专用资料盒或资料袋内，并标注清楚，以便需要时调阅。

2.有关学校优质校建设的各类资料，未经同意，任何人不得私自外传。

优质校创建办公室

2020年1月9日